En charge de différentes missions, l’assistante de direction est un véritable bras droit pour le directeur ou le manager à qui elle est, la plupart du temps, rattachée. Assurant les travaux d’assistanat comme la gestion des courriers, des appels et des agendas du directeur, elle lui est absolument indispensable pour lui faire gagner du temps, en le soulageant des tâches secondaires. Les rôles de l’assistante de direction peuvent être plus ou moins étendus en fonction de la taille de l’entreprise. Elle peut être rattachée à un ou plusieurs responsables, ou même à un service entier. En tout cas, ses missions sont très diversifiées.

L’assistante de direction s’occupera de l’organisation des réunions, des déplacements, des rendez-vous, en plus de la gestion du courrier et des appels téléphoniques. Elle est aussi en charge de l’accueil des visiteurs, de la rédaction des comptes rendus des réunions et pourra être également être amenée à participer au recrutement et à participer à la communication interne et externe de l’entreprise.  Dans certaines sociétés, l’assistante de direction réalise aussi le reporting de la direction, autrement dit la collecte d’informations et la diffusion de rapports.

Pour mener à bien les différentes missions qui lui seront confiées, l’assistante de direction doit posséder un très bon sens de l’organisation et de très grandes capacités relationnelles. Elle doit aussi maîtriser le Pack Office, avoir un bon niveau d’anglais et d’excellentes capacités rédactionnelles. De plus, elle se doit d’avoir une excellente présentation, être réactive et polyvalente.

L’engouement pour l’externalisation des activités a favorisé l’apparition d’un nouveau concept : celui de l’assistante à distance. Il permet de déléguer les tâches secondaires à une tierce personne pour permettre aux dirigeants de se consacrer à ce qu’ils ont de plus important à faire. L’assistante à distance pourra prendre en charge des missions très variées, comme la gestion des commandes pour les e-commerçants, le traitement des factures, la création de fiches produits ou encore la recherche de contacts pour la constitution de bases de données. De façon générale, une assistante à distance pourra assurer les mêmes missions qu’une assistante en interne (sauf la relation « physique » comme l’accueil de vos clients). Tout comme l’assistante de direction, l’assistante à distance a pour principale mission de soulager le client de toutes les tâches qui lui font perdre du temps.

Connaissiez-vous ce concept ? Seriez-vous prêt à essayer ?