Les réunions de travail sont bien souvent synonymes de perte de temps. Si vos subordonnées se plaignent de devoir participer à trop de meetings, il est grand temps d’apporter un changement. Trouvez ici nos conseils pour bien organiser vos réunions de travail, et dites adieu aux réunions ennuyeuses et inutiles.

Une réunion de travail efficace, quésaco ?

Une réunion de travail efficace va bien au-delà du fait d’avoir établi un ordre du jour ou de commencer à l’heure. Bien que ces facteurs soient importants, la vraie clé de l’efficacité des réunions réside dans l’organisation et l’animation. Mais pour organiser une réunion de travail efficace, il vous faut d’abord comprendre ce que c’est. Entre autres, une réunion efficace :

• réunit un groupe de personnes minutieusement choisies dans un but précis,
• offre un cadre de discussion ouvert,
• produit un résultat tangible (décision, plan, liste d’idées à poursuivre, tâches à attribuer aux subordonnés…).

Une réunion de travail, oui, mais pourquoi ?

Soyons réaliste, la plupart d’entre nous avons trop de réunions dans nos agendas. Et il n’y a rien de plus inutile et chronophage que les réunions récurrentes qui n’apportent que peu, voire aucune valeur à l’entreprise et aux participants.

Sachez qu’organiser des réunions n’est pas le seul moyen d’améliorer la collaboration. Une mécompréhension de ce principe accentue ainsi la mauvaise réputation des réunions de travail. Gardez à l’esprit une règle importante : ne tenir une réunion que lorsque celle-ci s’avère être la méthode de travail la plus appropriée.

Si la discussion en mode asynchrone est plus adaptée face à une situation, une réunion n’a pas lieu d’être. Mais encore, les meetings ne doivent jamais avoir lieu dans le seul but de partager une information. Les emails, chats et intranets sont faits pour cela.

Une réunion de travail efficace, comment ça marche ?

Apprenez à organiser et diriger une réunion de travail efficace en quelques étapes :

Étape 1 : Définir les objectifs de la réunion

Dans quel but organisez-vous la réunion ? Il peut s’agir de rétrospectives de projets ou d’équipes, brainstormings, rencontres one-to-one entre managers et subordonnés, fixation de nouveaux objectifs, résolution de problèmes, etc.

Étape 2 : Bien choisir les participants

Lors d’une réunion, il n’y a rien de plus frustrant que d’être entouré par des personnes qui ne sont pas en mesure de contribuer à la discussion. Pensez à inviter un nombre restreint de participants pour atteindre l’objectif du meeting.

Étape 3 : Élaborer et partager l’ordre du jour

Faites parvenir l’ordre du jour aux participants avant la réunion afin qu’ils puissent s’y préparer pleinement. Si vous n’êtes pas en mesure de décrire concrètement l’ordre du jour, c’est un signe que la tenue de la réunion serait une perte de temps.

Étape 4 : Maintenir l’attention et l’engagement des participants

Le jour J, invitez tous les participants à se concentrer à 100 % sur ce qui se passe dans la salle. Variez vos techniques d’animation et assurez-vous que tout le monde participe à la discussion. Faites en sorte que les personnes conviées se sentent à l’aise d’exprimer leurs opinions.