Votre principale responsabilité n’est en aucun cas de répondre aux mails. Cela parait évident, mais la gestion des mails pléthoriques envahissant votre boite de réception prend parfois le pas sur vos tâches essentielles. Un mail qui arrive toutes les deux minutes, d’autres qui semblent urgents et importants… de plus en plus de Français sont débordés par leur messagerie. Afin de redoubler d’efficacité et optimiser votre temps, il est grand temps d’arrêter d’être l’esclave de votre boîte mail.  Comment ça marche ?

Éviter de checker sa boîte mail tout le temps

Dans le cadre professionnel comme personnel, la consultation de sa boîte mail est une manie qui ne veut pas nous quitter. C’en est même devenu une addiction pour la plupart d’entre nous. Non seulement, vérifier frénétiquement fait perdre un temps hallucinant, mais c’est également une grande source de déconcentration.

Les notifications visuelles et sonores vous perturbent par rapport à votre tâche en cours, puisque vous serez toujours tenté d’y « jeter un coup d’œil ». Choisissez des moments précis pour checker vos mails, deux à trois fois par jour suffisent en général.

Evitez de commencer votre journée par la consultation de votre boîte de réception, autrement, vous risquez d’y passer la majeure partie de votre temps. Pour y remédier, faites un tour dans vos paramètres de boîte mail. La plupart des plateformes permettent de configurer la réception de messages à telle ou telle autre heure précise de la journée.

Faire le tri avant de répondre aux mails

Nous croyons à tort que répondre aux mails au fur et à mesure que nous les recevons nous fait gagner du temps. Cela n’est pourtant vrai que lorsque nous faisons face à une faible quantité de courriers. Si vous êtes de ceux qui reçoivent plus d’une quinzaine de mails par jour, évitez cette méthode.

La meilleure solution est de garder une vue d’ensemble sur le travail qui vous attend, afin de tout traiter suivant vos priorités. Commencez donc par analyser vos mails comme suit :

•        Mettez de l’ordre dans vos mails

Observez attentivement les objets des mails qui vous parviennent. Traitez en priorité les plus explicites. Priorisez également ceux qui concernent directement vos dossiers de fond. Traitez les mails contenant des informations importantes qui risquent de ne pas être disponibles ailleurs.

•        Traitez en premier les plus urgents

Comme le traitement de mails est une tâche très chronophage, il faut reconsidérer le temps que vous consacrez à votre boîte de réception. Occupez-vous des mails les plus importants et urgents. Évitez soigneusement de cliquer sur « répondre à tous », et envoyez le mail directement à la personne concernée.

•        Usez et abusez de la corbeille

Pour gagner plus de temps, ayez recours à la corbeille. Les newsletters inutiles, les publicités, et les courriers dont l’objet est vague sont à jeter aux oubliettes. Évitez de polluer votre boîte mail autant que possible avec ce genre de mails. Transférez si nécessaire, jetez si besoin.

Une mauvaise gestion de vos mails est source de stress, et risque vite de nuire à votre productivité. Afin d’optimiser votre temps, adoptez les bonnes habitudes en termes de traitement mails, et abandonnez les mauvaises.