L’art de faire la différence entre les informations essentielles de celles qui ne le sont pas, à l’écrit comme à l’oral, fait partie des compétences exigées d’un manager. Pour gagner en performance, améliorez votre esprit de synthèse avec ces astuces !

Changer la méthode de lecture

Plutôt que de perdre votre précieux temps à faire une lecture approfondie d’un long document, allez directement vers son plan de présentation ou sa table de matières pour détecter et hiérarchiser les informations qui répondent à vos questions ou votre problème. Parcourez ensuite rapidement les parties sélectionnées : en lisant leur introduction et les phrases qui suivent, vous découvrirez de vous-même les informations qui vous sont essentielles.

Prendre correctement des notes

Dans une réunion, ne notez pas toutes les phrases des participants, car tout concentré que vous serez à cette tâche inutile, vous perdrez vite le fil des idées, et ne saurez plus distinguer l’essentiel lorsque vous relirez le tout. Avant d’écrire, écoutez d’abord et vous saurez immédiatement faire la différence entre un fait, une opinion et une anecdote. Notez les informations sans les interpréter pour ne pas les déformer et, si vous aimez jongler avec les couleurs, n’hésitez pas à en utiliser pour les catégoriser.

Rédiger court et précis

Il n’est pas toujours facile d’exprimer par écrit ce que vous voulez et de vous mettre à la place de ceux qui vont vous lire. Préférez les phrases courtes constituées des mots qui expriment le mieux vos idées, mais seront comprises par votre lecteur. Rassemblez d’abord vos idées, arrangez-les dans un plan logique, et vérifiez la précision des termes que vous utilisez. Pour améliorer vos capacités rédactionnelles et votre esprit de synthèse : lisez un article, reproduisez-le en réduisant progressivement le nombre de mots.

Parler clair et percutant

Les réunions avec son équipe font partie du quotidien d’un manager. Pour éveiller l’intérêt, retenir l’attention et motiver à l’action, vous devez être bref et précis, mais aussi persuasif. Entre autres questions, posez-vous toujours celles-ci : qu’est-ce que je vise ? Que vais-je dire et comment vais-je l’exprimer ? Notez ensuite chaque réponse avec les mots justes, dans un style télégraphique. Imposez-vous un délai d’intervention : ce jalon vous contraindra à être bref.

Utiliser des outils

Le « mind mapping » est une technique qui permet d’avoir une représentation visuelle des idées générales comme détaillées. Écrivez au centre d’une feuille le problème, écrivez autour les « mots clés » les idées et sous idées qui s’y rapportent, mais sans rédiger. Vous aboutirez à une arborescence qui facilite la mémorisation et la compréhension. Des logiciels appropriés, tels que Freemind et Mindmanager, faciliteront vos exercices.

Croire en vos capacités et être persévérant

Réveillez vos capacités à imaginer et à innover, et ne tentez pas de brider vos émotions. Vous impliquer fortement dans vos exercices vous fera oublier d’anciennes pratiques qui vous bloquaient. Enfin, mettez-vous à l’épreuve dans des situations réelles : vous serez étonné du résultat !