Vous êtes continuellement débordé ? Vous ne savez plus où donner de la tête entre les mails en attente, les tâches urgentes et les interruptions diverses ? Vous êtes à la recherche d’un système d’organisation pour améliorer votre efficacité au quotidien ? Vous souhaitez en finir avec l’impression de n’avoir pas progressé de la journée malgré la charge de travail abattue ? Suivez le guide pour être plus productif !

Listez vos tâches

Avant d’entamer votre journée de travail, créez une to-do-list et notez-y tout ce qui vous attend dans la journée. Il peut s’agir de tâches rébarbatives sur lesquelles vous procrastinez depuis longtemps, des missions urgentes et qui ne peuvent pas attendre, et même d’opérations des plus banales. En agissant de la sorte, vous ne risquerez pas de perdre de vue vos priorités du jour.

Estimez le temps de réalisation de vos tâches

Une fois votre planning établi, classez vos tâches de la plus importante à la moins importante. Après quoi, déterminez le temps de réalisation nécessaire pour chacune d’entre elles, en prenant une légère marge. Attention, ce temps de travail ne doit pas excéder le temps de travail disponible dans la journée. Vous pouvez même optimiser votre efficacité en préparant votre journée du lendemain dès la veille, avant de quitter le bureau par exemple. Le jour venu, il ne vous reste plus qu’à attaquer les tâches les plus urgentes, en fonction de votre forme physique et de votre humeur.

Hiérarchisez vos activités

Dans la mesure du possible, commencez votre journée par les tâches les moins faciles pour finir avec les plus agréables. Dans le même ordre d’idées, privilégiez les tâches qui vous prennent moins de 2 minutes, et inscrivez sur votre planning celles qui prendront plus de 5 minutes de votre temps, pour ne pas les oublier. N’hésitez pas non plus à vous tourner vers votre superviseur pour être fixé sur le niveau de priorité de chaque tâche. Vous pouvez également alterner les activités qui demandent de la réflexion à celles qui vous sont agréables, pour éviter la monotonie.

En finir avec les interruptions

Le cerveau humain a besoin d’une dizaine de minutes environ pour retrouver son niveau de concentration. Or, entre les notifications de votre Smartphone, les alertes de votre boîte électronique et le téléphone qui ne cesse de sonner, il n’est pas toujours facile de rester concentré sur ses objectifs quotidiens. Pour y remédier, désactivez l’alerte de votre messagerie et calez les tâches courantes – le traitement des mails par exemple — en fin de matinée ou en début d’après-midi. Vous partagez votre bureau avec un collègue ? Pourquoi ne pas lui proposer de jouer les standardistes dans la matinée, et de prendre la relève après la pause-déjeuner ?

Chaque chose en son temps

Lorsque vous êtes sur une tâche, faites de votre mieux pour la traiter à fond, afin de ne plus avoir à y revenir par la suite. Cela vous évitera également de perdre du temps et votre précieuse énergie. Pensez aussi à vous ménager régulièrement des temps de pause ! C’est effectivement le meilleur moyen de rester concentré et de ne pas vous disperser, car il est unanimement admis qu’un homme ne peut être productif 1 h 30 durant.