Débordé de travail, il vous est sans doute arrivé de rêver d’avoir le pouvoir d’arrêter la course du soleil. Pour éviter la dépression, sachez mieux gérer votre temps en vous référant à quelques méthodes et lois.

1. Recensez vos activités

Plutôt que de vous fier à votre mémoire, prenez la peine de dresser une liste des travaux à faire. Faites une « to do list », utilisez un agenda classique ou électronique, ou mieux, choisissez parmi les applications qui existent celle qui vous convient. Ce travail vous permettra d’identifier les priorités, de détecter les tâches similaires et de mettre de côté celles que vous pensiez importantes, mais qui se révèlent superflues. Estimez ensuite le temps qu’il vous faudra pour réaliser chacune.

2. Hiérarchisez-les

Connaissez-vous la matrice d’Eisenhower ? C’est un outil de classification des tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, et qui vous aidera à décider de l’action à mener. Fiez-vous à votre jugement pour attribuer ces critères à chacune de vos tâches et supprimez celles qui ne méritent plus votre attention. Familiarisez-vous aussi avec la loi de Parkinson qui recommande de poser un délai limite pour l’accomplissement de chaque tâche : cette auto pression vous aidera à gagner en performance.

3. Gérez les imprévus chronophages

Selon la loi de Murphy, une tâche peut prendre plus de temps que prévu. Doublez vos prévisions pour une tâche qui vous est nouvelle, mais n’en ajoutez que peu à celui que vous avez estimé peu difficile. Vous serez agréablement surpris de constater que vous disposez du temps voulu pour consulter votre courrier ou répondre aux appels imprévus.

4. Privilégiez la performance

Ne gaspillez pas vos heures pour n’aboutir qu’à un maigre résultat. Appliquez la loi de Pareto : distinguez l’essentiel de l’accessoire, réduisez les interruptions qui déconcentrent et réservez votre temps aux tâches qui génèrent de la valeur. En effet, selon la loi de Carlson, réaliser une activité en plusieurs étapes est une perte de temps. La loi de Fraisse énonce aussi qu’il est plus tentant de consacrer plus de temps aux activités qui plaisent, et de négliger celles qui rebutent : ne vous laissez plus tenter !

5. Ne faites pas tout vous-même

Entre un dossier à boucler et une réunion nécessitant votre présence, votre choix doit être vite fait : confiez le dossier à un collaborateur compétent en lui expliquant clairement vos attentes. Selon la matrice d’Eisenhower, peuvent être déléguées les tâches non urgentes, mais qui doivent être traitées rapidement, et celles qui sont urgentes, mais qui peuvent attendre, car moins importantes.

6. Sachez prendre du recul

Selon la loi d’Illich, si vous dépassez un certain seuil, votre efficacité diminuera. Soyez à l’écoute de votre horloge biologique et soyez réaliste sur vos limites. La qualité doit l’emporter sur la quantité. Accordez-vous des pauses pour vous ressourcer et profitez-en pour faire un bilan de vos réalisations de la journée.