Pour votre business en ligne (site web ou expertise à vendre), vous pouvez faire de votre site internet le principal démarcheur de votre propre activité professionnelle.

Soyons francs, une activité prospère ne permet pas toujours de bien se concentrer sur l’essentiel de notre expertise. Dès lors que nous commençons à atteindre un certain niveau de chiffre d’affaires mensuel et un volume conséquent de clients, il y a toujours ces tâches (certes nécessaires et indispensables), qui prennent tout notre temps et encombrent de façon excessive notre quotidien, nous empêchant de gérer efficacement notre relation client ou notre suivi commercial.

Si vous vous sentez submergé dans vos activités, il est temps pour vous de penser à déléguer toutes ces tâches parasites, à une personne externe, notamment à un assistant à distance tel que Maika.

Pour y parvenir, vous devez procéder à la systématisation et à la standardisation de toutes les tâches récurrentes que vous avez à exécuter dans la journée, la semaine ou le mois, et tout ce qui touche à vos activités principales.

1^ère étape : Savoir identifier les tâches qui peuvent être déléguées

Prenez le temps d’observer et d’identifier toutes les tâches répétitives (représentées par des actions précises), qui surchargent excessivement vos journées au point de vous empêcher de vous concentrer sur votre cœur de métier : votre expertise.

2ème étape : Transformez ces actions en mode opératoire ou en procédures

Une fois les tâches récurrentes à déléguer, identifiées, il s’agira pour vous de les transformer en procédure ou mode opératoire. Plusieurs solutions s’offrent à vous pour établir ces procédures, mais chez Maika, le meilleur conseil que nous préconisons est de vous inspirer des principes des traditionnelles recettes de cuisine. En effet, les recettes de cuisine représentent de parfaits modes opératoires : moyens, ingrédients, temps de réalisation, temps de cuisson, temps de préparation, et enfin, le mode opératoire précis.

Vous pouvez écrire vous-même ces procédures ou bien vous enregistrer sous ScreenCast lorsque c’est possible. Une fois l’intégralité des procédures créée, rassemblez-les dans un même dossier, qui constituera votre kit de délégation clé en main.

3^ème étape : Rassemblez vos consignes dans un brief, faites-en part à votre assistant à distance et démarrez la collaboration

Cette phase est d’une importance capitale dans la mesure où ces procédures constitueront les premiers jalons de votre future collaboration avec votre assistant à distance Maika. La transmission des informations est une étape cruciale dans un projet de délégation. N’omettez pas de détailler les procédures, mais surtout d’en préciser le contexte de la délégation et les moyens que vous pensez mettre à la disposition de votre assistant.

N’oubliez surtout pas d’indiquer dans le cahier des charges les objectifs que vous attendez, des objectifs mesurables avec des indicateurs pertinents pour un suivi évolutif de l’avancée de la collaboration, selon la méthode des objectifs SMART :

S comme Simple ou Spécifique : indiquez clairement l’action ou la tâche à déléguer en résumant en une seule phrase.

M comme Mesurable : mentionnez un objectif rationnel et mesurable avec des éléments quantitatifs ou chiffrés.

A comme Acceptable : Commencez progressivement de façon réaliste et réajustez ensuite l’objectif.

R comme Réaliste : Cadrez votre objectif dans le domaine de compétence de votre assistant à distance Maika.

T comme Temporellement défini : fixez-vous une feuille de route datée. Chaque tâche doit comporter un deadline.

Pour aller plus loin, visitez notre site et suivez le guide pour entamer fructueusement votre collaboration avec nos services d’assistanat à distance.