Comment savoir avec exactitude les tâches qui doivent être accomplies en une journée ? Est-il possible de déterminer avec précision les moments indiqués pour réaliser toutes les activités nécessaires à la bonne marche d’une entreprise ?

Chaque jour est différent

Un dirigeant ou un cadre d’entreprise n’est jamais en mesure de prévoir avec précision comment se déroulera sa journée. À un moment, il devra s’impliquer totalement en vue de la signature d’un contrat vital pour l’entreprise. À un autre, il sera contraint, pour compenser la perte d’un client important pour l’entreprise, de mettre en branle toute son équipe pour la conception et la mise en œuvre d’actions pour séduire d’autres clients. Enfin, il pourra être tenu de trouver une solution rapide et efficace à la défaillance subite d’un sous-traitant qui, à un moment crucial, ne peut plus assurer ses prestations. On sait qu’il existe des activités répétitives auxquelles un dirigeant d’entreprise ne peut se soustraire, mais il y aura toujours des aléas susceptibles de perturber cette organisation.

À chacun ses habitudes

Dans la plupart des cas, chaque dirigeant d’entreprise gère son agenda en fonction d’une méthode qu’il a instaurée et à laquelle il s’est accoutumé. Ainsi, si vous vous êtes organisé de façon à pouvoir gérer l’imprévu, n’accordez que peu de place aux activités programmées à l’avance dans votre planning d’activités. Vous n’aurez alors aucune difficulté à vous adapter lorsque la situation se présentera. Par contre, si l’organisation et la méthode sont vos mots d’ordre, dressez un emploi du temps strict qui ne tolère aucun évènement imprévu ainsi que toutes les conséquences qu’il peut entraîner. Ni l’une ni l’autre option ne peut pourtant être un archétype d’organisation. Alors, prenez le temps d’analyser vos méthodes habituelles de travail, afin de décider de l’emploi du temps qui répond le mieux à votre situation.

Comment alors répartir les activités dans une journée ?

Lesquelles sont plus appropriées que d’autres à certaines parties de la journée ? Par exemple, avant l’heure de déjeuner, consacrez votre temps à la collecte d’informations : ouvrez votre boîte e-mail, classez votre courrier, répondez aux mails urgents. Vous pouvez ensuite étudier les informations transmises par vos collègues de travail, et vous pencher enfin sur les activités que vous devez accomplir dans la journée. En somme, recueillez toutes les données utiles pour réussir votre journée de travail. Réservez ensuite votre après-midi à l’exécution des activités qui requièrent votre intervention : conduire des réunions de travail avec vos collaborateurs, passer dans l’une des succursales ou firmes de votre entreprise, rencontrer vos partenaires extérieurs comme les fournisseurs ou les sous-traitants. En effet, revigoré après la pause, vous serez plus d’attaque pour accomplir ces tâches qui vous attendent. Celles-ci étant importantes pour la bonne marche de votre entreprise, n’hésitez pas à adopter ce modèle d’organisation pour augmenter votre rendement d’un cran.