5 questions clés à se poser pour bien déléguer
C’est un fait, l’externalisation des tâches ou des ressources est un réel facteur de souplesse et d’optimisation des dépenses pour les entreprises. Toutefois, mener à bien une collaboration avec un prestataire externe est un art qui demande de l’expérience, car seule une stratégie de délégation au point peut garantir le succès… Alors comment bien déléguer ? La réponse en 5 étapes essentielles !
#1 – Qu’est-ce que je peux déléguer ?
« Un chef d’entreprise peut déléguer jusqu’à 80% de ses responsabilités », estime Bernard Diridollou, intervenant en management chez Cegos (organisme de formation) et auteur de Manager son équipe au quotidien. Le tout est de bien repérer les actions qui demandent beaucoup de temps au manager, l’empêchant de se concentrer sur les questions stratégiques de son poste. Autrement dit, la première étape consiste à identifier les responsabilités non stratégiques et chronophages qui seront déléguées avec plaisir !
#2 – Quels sont mes objectifs ?
Définir précisément vos objectifs pour les partager à votre futur délégataire : S’agit-il de privilégier le résultat pour votre structure (gain de temps) ou le développement de l’un de vos collaborateurs (pour le faire monter en puissance professionnellement ou de se remotiver) ? « La délégation peut concerner toute personne qui s’investit dans l’entreprise, à condition de l’accompagner, voire de la former »… Vous l’aurez compris, déterminer vos objectifs permettra également de prévoir les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre.
#3 – Dans quelles conditions s’effectuera la mission ?
Après avoir choisi un délégataire, il faut également définir le cadre de sa mission au cours d’un entretien. La tâche en elle-même et ses objectifs, les moyens mis à disposition pour la réaliser, les marges de manœuvre et les pouvoirs dont disposent le collaborateur, les échéances et les délais. Pour être sûr d’un résultat à la hauteur de vos attentes, fixer des balises est indispensable.
#4 – Quelles sont les règles du jeu ?
L’établissement d’un cadre de mission a aussi cela d’intéressant : grâce à celui-ci, le manager peut (et doit d’ailleurs) assurer un suivi du délégataire tout au long de sa mission ou de sa tâche. Ils doivent se retrouver pour des rendez-vous réguliers, préalablement fixés lors de l’entretien initial. Il est cependant essentiel de conserver de la flexibilité, en s’adaptant aux besoins de son collaborateur et rester accessible pour répondre aux problèmes ponctuels qui se posent. Le manager doit réserver du temps pour l’encadrer et le recadrer si besoin.
#5 – Quels sont les résultats obtenus ?
Prendre le temps de faire le point à la fin de la mission de délégation ou après une étape importante est essentiel. Cela permet de mesurer les progrès accomplis par le collaborateur. Ce dernier n’a d’ailleurs pas obligatoirement conscience des avancées, notamment quand les objectifs initialement fixés ne sont pas atteints. C’est au manager de montrer au délégataire ce que les responsabilités qu’il a endossées lui ont apporté (meilleure connaissance du métier, de l’entreprise, de l’équipe…).
Dresser un bilan permet également d’actualiser la connaissance que le manager a des compétences et des capacités de son collaborateur, en vue éventuellement de lui confier de nouvelles missions, avec un degré de délégation supérieur. Si les résultats sont positifs, une récompense, augmentation salariale ou promotion, peut être envisagée mais elle ne doit pas être automatique. Elle peut être symbolique et prendre la forme d’une formation ou d’une évolution de son poste. Le bilan doit aussi mesurer les progrès réalisés collectivement, comme le temps dégagé par le manager pour d’autres tâches plus stratégiques ou l’efficacité globale du service. Enfin, le manager ne doit pas oublier de dresser son propre bilan en repérant les erreurs qu’il a commises (sous-estimation du temps de formation, mauvaise évaluation des écueils rencontrés par le collaborateur…).